Die betriebliche Urlaubsplanung wurde früher per Hand mit einem unhandlichen, länglichen Faltblatt für sämtliche Monate und alle Arbeitnehmer durchgeführt. In der Hoffnung, die Übersicht über den Urlaub der Kollegen nicht zu verlieren, hing es dann an einer großen Magnettafel, um bei Bedarf manuell geändert und ergänzt zu werden.

Heute ist die Fluktuation der Mitarbeiter höher, die Arbeitsbereiche werden umstrukturiert, Tarifverträge ändern sich, Erziehungszeiten sind einzuplanen.

Um sicherzustellen, dass der Betrieb trotz Urlaub der Arbeitnehmer ohne Störung weiter gehen kann, ist eine Bedarfsplanung sinnvoll. Die zuständigen Urlaubsplanungsstellen im Unternehmen, die Personalabteilung sowie der Geschäftsführer, beziehen verschiedene Gesichtspunkte bei der Prüfung und vor Genehmigung des vom Arbeitnehmer beantragten Urlaubs mit ein. Betriebliche und persönliche Aspekte des Mitarbeiters sind zu berücksichtigen, wie schulpflichtige Kindern, Verteilung des betrieblichen Arbeitsanfalls, Vertretungspläne, eigene Betriebsferien wie auch der der Lieferanten und Kunden, geplante Projekt- sowie Teamarbeiten, individuelle Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer oder Mutterschaftszeiten.

Da ein genehmigter Urlaub vom Arbeitgeber nur schwer widerrufen werden kann, ist es auch für kleine bis mittelständische Unternehmen sinnvoll, die Urlaubsplanung überschaubar mithilfe einer Software zu gestalten. Dabei muss der Betrieb keine großen Ausgaben tätigen. Eine einfache, übersichtliche Tabelle über Excel genügt, die sämtliche Erfordernisse des Unternehmens sowie alle möglichen planbaren und plötzlichen Fehlzeiten, wie Krankheiten, berücksichtigt.

Die Auswahl von Freeware-Urlaubsplanern im Internet ist groß. Beispielsweise die Webseite http://www.freeware.de/programme/urlaubsplanung/ bietet eine große Auswahl von nützlicher Freeware an. Dabei handelt es sich insbesondere um aufwändige Exceltabellen. Die jeweilige Software wird mit ihren Vor- sowie Nachteilen vorgestellt und oftmals auch von Nutzern beurteilt.

Häufig sind ebenfalls Urlaubsanträge integriert. Vorteilhaft ist bei dieser Freeware, wenn die unterschiedlichen Ferien- und Feiertage der deutschen Bundesländer berücksichtigt sind, die Arbeitnehmeranzahl nicht begrenzt wurde, mehrere Benutzer mit Berechtigungskontrolle individuellen Zugriff auf das Urlaubsplanungsmodul erhalten können und darüber hinaus die Übersichten flexibel gestaltbar sowie überschaubar sind. Zudem erleichtern zusätzliche, speziell wählbare Felder, wie für Krankheitszeiten, Bildungsurlaub, unbezahlten Urlaub oder abgefeierte Überstunden, die Planung der wichtigen Ressource Arbeitskraft in dem Unternehmen.